Na gruncie poprzednio obowiązującej Ustawy o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 r. Administratorzy danych osobowych w ramach swoich organizacji wyznaczali tzw. Administratora bezpieczeństwa informacji (tzw. ABI). Zgodnie z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO) oraz obecnie obowiązującą Ustawą o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r. funkcję Administratora bezpieczeństwa informacji przejął Inspektor ochrony danych.
Kiedy należy wyznaczyć Inspektora ochrony danych?
Jak wynika z treści art. 37 ust. 1 Rozporządzania RODO wyznaczenie Inspektora ochrony danych przez Administratora danych osobowych jak i Podmiot przetwarzający następuję, gdy:
- przetwarzania danych osobowych dokonuje organ lub podmiot publiczny;
- główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę;
- główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9, lub danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych, o czym mowa w art. 10.
Jak rozumieć pojęcie „duża skala”?
Pierwszym problemem, jest ustalenia jak należy definiować pojęcie „duża skala”, które determinuje obowiązek wyznaczenia Inspektora ochrony danych.
W celu ustalenia „dużej skali” możemy posłużyć się opracowaniem Grupy Roboczej art. 29 1 1, które wskazuje określone czynniki, które należy wziąć pod uwagę:
- Liczba osób, których dane dotyczą – konkretna liczba albo procent określonej grupy społeczeństwa;
- Zakres przetwarzanych danych osobowych;
- Okres, przez jaki dane są przetwarzane;
- Zakres geograficzny przetwarzania danych osobowych;
Przykładem przetwarzania danych osobowych na dużą skalę jest np. monitoring wizyjny – publiczny, dane osobowe klientów banków, ubezpieczycieli, w ramach prowadzonej działalności.
Jak wybrać Inspektora ochrony danych?
Jeżeli ustaliliśmy już, czy mamy obowiązek wyznaczenia Inspektora ochrony danych, następny zadaniem jest wybranie odpowiedniej osoby na to stanowisko. Jak należy tego dokonać?
Zgodnie z art. 37 ust. 5 Rozporządzania RODO, Inspektor danych osobowych jest wyznaczany na podstawie:
- kwalifikacji zawodowych;
- wiedzy fachowej na temat prawa;
- praktyk w dziedzinie ochrony danych;
- umiejętności wypełniania zadań Inspektora, o których mowa w art. 39 RODO.
Co powinien posiadać Inspektor ochrony danych?
Zgodnie z informacją umieszczoną na stronie www.uodo.gov.pl, Inspektor ochrony danych powinien posiadać:
- fachową wiedzę z zakresu krajowych i europejskich przepisów o ochronie danych osobowych;
- fachową wiedzę z zakresu praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych;
- dogłębną znajomość przepisów RODO;
- wiedzę biznesową i sektorową dotycząca działalności administratora;
- odpowiednią wiedzę na temat procesów przetwarzania danych, systemów informatycznych oraz zabezpieczeń stosowanych u administratora i jego potrzeb w zakresie ochrony danych;
- w przypadku organów i podmiotów publicznych IOD powinien również wykazywać się znajomością procedur administracyjnych i funkcjonowania jednostki.
Jaka jest możliwa forma zatrudnienia Inspektora ochrony danych?
Inspektorem ochrony danych zgodnie z art. 37 ust. 6 Rozporządzania RODO może być pracownik Administratora danych bądź Podmiotu przetwarzającego, ale także osoba spoza danej organizacji np. w ramach outsourcingu.
Czy musimy powiadomić o wyznaczeniu oraz innych zmianach w zakresie Inspektora ochrony danych?
Administrator danych osobowych jak i Podmiot przetwarzający zgodnie z art. 37 ust. 7 Rozporządzania RODO mają obowiązek:
- publikacji danych kontaktowych Inspektora ochrony danych;
- zawiadomienia organu nadzorczego.
Zawiadomienie organu nadzorczego – w Polsce będzie to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych odbywa się poprzez stronę biznes.gov.pl – Zawiadomienie o wyznaczeniu nowego IOD.
1Wytyczne dotyczące inspektorów ochrony danych (‘DPO’) przyjęte w dniu 13 grudnia 2016 r. a ostatnio zmienione i przyjęte w dniu 5 kwietnia 2017 r.
