Dokumentacja ochrony danych osobowych
Aby rzetelnie i realnie spełniać wymogi narzucone przez RODO w zakresie ochrony danych osobowych potrzebna jest dokumentacja prawna, dostosowana do konkretnych potrzeb firmy. Celem jej opracowania jest m.in.:
- wewnętrzne procedury w zakresie ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa informacji w firmie;
- spełnienie obowiązku informacyjnego, m.in. wobec klientów oraz kontrahentów Państwa firmy;
- stosunki między pracodawcą a pracownikami;
- powierzenia przetwarzania danych osobowych;
- prawidłowe przetwarzania danych osobowych, w tym szczególnie danych wrażliwych;
- przetwarzanie danych w procesach rekrutacyjnych;
- prowadzenie rejestrów zgodnie z wymogami RODO;
- wymogi wynikające z podpisanych umów o dofinansowanie.
Przystępując do opracowania, warto też ocenić, jakie aspekty RODO wymagają regulacji w firmie. Oznacza to określenie zakresu, w jakim pracownicy potrzebują usystematyzowanych informacji dotyczących postępowania z danymi osobowymi. Forma ich opisu powinna być przejrzysta i zrozumiała. Po opracowaniu dokumentacji ochrony danych osobowych należy zapoznać z nią wszystkie osoby zatrudnione w przedsiębiorstwie oraz formalnie zobowiązać je do jej przestrzegania. Aby jednak umiały zastosować te zalecenia w praktyce, kolejnym krokiem, jaki warto podjąć, jest zorganizowanie szkolenia na ten temat.
Czytelne zasady monitorowania przepisów RODO w firmie okażą się dużą pomocą zwłaszcza wtedy, gdy zdarzy się incydent związany z naruszeniem bezpieczeństwa informacji. Dokumentacja ochrony danych osobowych jest równie ważna, jak wszystkie inne materiały chronione w tym obszarze. Skrupulatne dokumentowanie procedur i czynności wynikających z zapisów ustawy RODO to gwarancja bezpieczeństwa miękkich danych w dużym zakresie. Dobrze zaplanowane i prowadzone metodycznie pozwolą w każdej chwili zauważyć słabe punkty ochrony i podjąć działania naprawcze.
Choć w zakresie ochrony danych osobowych dokumentacja określająca działania na nich jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, to jej strukturę można kreować według potrzeb prowadzonej firmy i na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka. Sporządzenie jej w razie kontroli w zakresie zasad wynikających z RODO, będzie potwierdzeniem na to, że dany podmiot je przestrzega – zgodnie z zasadą rozliczalności określoną w przepisach RODO.
Służymy merytoryczną pomocą w zakresie przygotowania tej dokumentacji. Jest ona o tyle ważna, że pomaga budować świadomość pracowników, w jaki sposób powinni postępować z tymi informacjami.
