Skip to content
cropped-logo-biel-min.png
  • O nas
  • Wdrożenie RODO
  • Nasze usługi
    • Audyt danych osobowych, zgodności RODO
    • Analiza ryzyka
    • Dokumentacja ochrony danych osobowych
      • Dokumentacja RODO w placówkach medycznych
      • Dokumentacja RODO dla biur rachunkowych
    • RODO oferta dla firm
    • RODO w e-commerce
    • Naruszenie ochrony danych osobowych
  • Szkolenie RODO
  • Blog
    • Obowiązki administratora danych osobowych
    • Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
    • Ochrona danych osobowych firmy i informacji poufnych
    • Europejska Rada Ochrony Danych (EROD)
    • Zadania Inspektora ochrony danych
    • Jak prawidłowo wyznaczyć Inspektora ochrony danych?
    • Obowiązki administratora danych osobowych
    • Klauzula informacyjna
    • Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych
    • Przetwarzanie, wykorzystanie i rozpowszechnianie danych osobowych bez zgody
    • Praktyczne problemy z realizacją prawa do usunięcia danych osobowych
    • Dokumentacja pracownicza a RODO – o czym musimy pamiętać?
    • Ochrona danych osobowych pracownika w Internecie
    • Wyciek danych … i co dalej?
    • Co to jest DPIA?
    • Alert RODO – kara za nieumożliwienie przeprowadzenia kontroli
    • Kary za naruszenie RODO np. ujawnianie, czy udostępnianie danych osobowych
    • Praktyczne podejście do art. 32 Rozporządzenia RODO
    • Czym jest monitoring wizyjny?
    • Ochrona danych osobowych a kary RODO
    • Czym jest rejestr czynności przetwarzania danych osobowych?
  • Kontakt
    • SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI
LOGO-min
  • O nas
  • Wdrożenie RODO
  • Nasze usługi
    • Audyt danych osobowych, zgodności RODO
    • Analiza ryzyka
    • Dokumentacja ochrony danych osobowych
      • Dokumentacja RODO w placówkach medycznych
      • Dokumentacja RODO dla biur rachunkowych
    • RODO oferta dla firm
    • RODO w e-commerce
    • Naruszenie ochrony danych osobowych
  • Szkolenie RODO
  • Blog
    • Obowiązki administratora danych osobowych
    • Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
    • Ochrona danych osobowych firmy i informacji poufnych
    • Europejska Rada Ochrony Danych (EROD)
    • Zadania Inspektora ochrony danych
    • Jak prawidłowo wyznaczyć Inspektora ochrony danych?
    • Obowiązki administratora danych osobowych
    • Klauzula informacyjna
    • Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych
    • Przetwarzanie, wykorzystanie i rozpowszechnianie danych osobowych bez zgody
    • Praktyczne problemy z realizacją prawa do usunięcia danych osobowych
    • Dokumentacja pracownicza a RODO – o czym musimy pamiętać?
    • Ochrona danych osobowych pracownika w Internecie
    • Wyciek danych … i co dalej?
    • Co to jest DPIA?
    • Alert RODO – kara za nieumożliwienie przeprowadzenia kontroli
    • Kary za naruszenie RODO np. ujawnianie, czy udostępnianie danych osobowych
    • Praktyczne podejście do art. 32 Rozporządzenia RODO
    • Czym jest monitoring wizyjny?
    • Ochrona danych osobowych a kary RODO
    • Czym jest rejestr czynności przetwarzania danych osobowych?
  • Kontakt
    • SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Dokumentacja pracownicza a RODO – o czym musimy pamiętać?

  • 15 kwietnia, 2020
Dokumentacja pracownicza a RODO

Zakres, sposób oraz warunki prowadzenia, przechowywania dokumentacji pracowniczej reguluje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Od dnia 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika składają się z 4 części:

 

Część A Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy)
Część B Oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
Część C Oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy
Część D Odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Część A – jakie dane osobowe może żądać pracodawca?

 

Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie powinny spełniać wymogi Rozporządzania RODO oraz przepisy kodeksu pracy.

Jak wynika z treści art. 22(1) §1 Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. datę urodzenia;
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  4. wykształcenie;
  5. kwalifikacje zawodowe;
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Przy czym, żądanie podania danych z pkt. 4-6 może nastąpić tylko w sytuacji, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Jest to bardzo wąski katalog danych osobowych, jakich żąda pracodawca. Pozyskanie innych danych osobowych może odbywać się na podstawie zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Warto zauważyć, iż zgoda nie może dotyczyć danych osobowych z art. 10 Rozporządzania RODO, czyli danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Część B – nawiązanie stosunku pracy, przebieg zatrudnienia

 

W części B akt osobowych pracownika znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, tym m.in.

a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy.

Taka treść przepisu nie zostawia wątpliwości, iż dokumenty związane z przetwarzaniem danych osobowych powinny znajdować się w teczkach osobowych pracowników.

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 4 maja 2019 r. zmieniła m.in. zakres danych osobowych jakich żąda Pracodawca od pracownika. Poza danymi osobowymi wymienionymi w art. 22(1) §1 Kodeksu pracy, pracodawca zgodnie z §3 wspomnianego artykułu żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

  1. adres zamieszkania;
  2. numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  5. numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Dodatkowo pracodawca może żądać podania innych danych niż wskazane powyżej, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa – art. 22(1) §4 Kodeksu pracy. Technicznie rzecz ujmując przepisy prawa powszechnie obowiązującego stanowią podstawę do pozyskiwania i gromadzenia danych osobowych pracowników oraz kandydatów do pracy.

Po nowelizacji przepisów Kodeksu pracy z dnia 21.02.2020 r. , które weszły w życie w dniu 4 maja 2019 r. podstawą prawną określającą zasady przetwarzania danych osobowych pracowników oraz kandydatów do pracy jest Kodeks pracy – art. 22 (1) oraz przepisy odrębne. Na gruncie Rozporządzenia RODO możemy odnieść się do art. 6 ust. 1 lit. c).

Napisz do Nas lub zadzwoń

Dowód osobisty pracownika?

 

W omawianym rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej nie ma konkretnego wskazania dowodu osobistego. Z praktycznego punktu widzenia identyfikacja konkretnej osoby leży w interesie pracodawcy a podstawą jest art. 22 (1) § 5 Kodeksu pracy. Zgodnie z treścią wspomnianego przepisu: udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Ministerstwo przygotowało także nowe wzory kwestionariuszy osobowych:

 

Wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
Wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika

Bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej

 

Bez wątpienia dokumentacja pracownicza pracowników zawiera dane osobowe, które na gruncie Rozporządzania RODO podlegają ochronie. Dodatkowo wymóg zabezpieczania danych osobowych pracowników – dokumentacji pracowniczej – wynika także z §8 Rozporządzania w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z treścią wspomnianego przepisu:
Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Dodatkowo w Dziale IV Kodeksu pracy w art. 94 jako jeden z obowiązków pracodawcy został wskazany obowiązek zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej:

Art. 94 Pracodawca jest obowiązany w szczególności:

9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Przepisy prawa, nakładające obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych pracowników (danych osobowych pracowników):

  • Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
  • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy

Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

 

Maksymalny okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od kilku czynników. Szczegółowa regulacja zawarta jest w Ustawie z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

  • Okres 50 lat na przechowywanie dokumentacji pracowniczej

    Wg. przepisów do stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 2019 r. obowiązują stare przepisy, nakazujące przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat. W określonych sytuacjach dla stosunków pracy nawiązanych po 31.12.1998 r. a przed 01.01.2019 r. okres przechowywania dokumentacji osobowej może zostać skrócony.

  • Okres 10 lat na przechowywanie dokumentacji pracowniczej

    Dla stosunków pracy zawartych od 01 stycznia 2019 r. obowiązuje 10 letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Okres ten może zostać wydłużony z uwagi na trwający proces sądowy.

  • 1 rok dla dokumentacji z części D

    Jak wynika z treści art. 113 §1 Kodeksu pracy odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Okres ten może zostać skrócony przez pracodawcę.
Zadzwoń teraz: +48 501 161 301
Anna Ozga
Anna Ozga

Audytor Wewnętrzny Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji ISO 27001, Pełnomocnik ds. ISO. Odpowiada m.in. za kompleksowe wdrażanie RODO, wspieranie przedsiębiorców w zakresie zabezpieczania danych w firmie, prowadzenie audytów wewnętrznych.

Najnowsze posty
PDWNVV
Jak skutecznie przeprowadzić audyt zgodności z RODO i uniknąć ryzyk prawnych?
27 czerwca 2025
cyber
Jak postępować w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych?
27 czerwca 2025
europe
Unia Europejska zapowiada deregulację RODO i uproszczenia dla firm
27 czerwca 2025
fałszywy załącznik w mailu
Jak nie dać się oszukać na fałszywy załącznik w mailu?
25 marca 2025
Udostępnij
Share on facebook
Share on twitter
Share on google
Dodaj komentarz
Najnowsze posty
Jak skutecznie przeprowadzić audyt zgodności z RODO i uniknąć ryzyk prawnych?
27 czerwca 2025
Jak postępować w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych?
27 czerwca 2025
Unia Europejska zapowiada deregulację RODO i uproszczenia dla firm
27 czerwca 2025
Jak nie dać się oszukać na fałszywy załącznik w mailu?
25 marca 2025
Jak skonstruować silne i bezpieczne hasło?
25 marca 2025
Jak przygotować się na kontrolę UODO w 2025 roku?
25 marca 2025
LOGO-biel-min
  • O nas
  • Wdrożenie RODO
  • Nasze usługi
  • Inspektor ochrony danych
  • Polityka prywatności
  • Polityka plików cookie
  • Wersja archiwalna – Polityka prywatności oraz plików cookie
  • Regulamin
  • Blog
  • Kontakt
Menu
  • O nas
  • Wdrożenie RODO
  • Nasze usługi
  • Inspektor ochrony danych
  • Polityka prywatności
  • Polityka plików cookie
  • Wersja archiwalna – Polityka prywatności oraz plików cookie
  • Regulamin
  • Blog
  • Kontakt
Linkedin
© 2024 Wszelkie prawa są zastrzeżone, a właścicielem jest OZGA GROUP Sp. z o.o.

Używamy ciasteczek, aby zapewnić najlepszą jakość korzystania z naszej witryny.

Możesz dowiedzieć się więcej o tym, jakich ciasteczek używamy, lub wyłączyć je w .

RODO w firmie
Powered by  Zgodności ciasteczek z RODO
Przegląd prywatności

Ta strona korzysta z ciasteczek, aby zapewnić Ci najlepszą możliwą obsługę. Informacje o ciasteczkach są przechowywane w przeglądarce i wykonują funkcje takie jak rozpoznawanie Cię po powrocie na naszą stronę internetową i pomaganie naszemu zespołowi w zrozumieniu, które sekcje witryny są dla Ciebie najbardziej interesujące i przydatne.

Ściśle niezbędne ciasteczka

Niezbędne ciasteczka powinny być zawsze włączone, abyśmy mogli zapisać twoje preferencje dotyczące ustawień ciasteczek.

Jeśli wyłączysz to ciasteczko, nie będziemy mogli zapisać twoich preferencji. Oznacza to, że za każdym razem, gdy odwiedzasz tę stronę, musisz ponownie włączyć lub wyłączyć ciasteczka.

Ciasteczka analityczne

Ta strona korzysta z Google Analytics do gromadzenia anonimowych informacji, takich jak liczba odwiedzających i najpopularniejsze podstrony witryny.

Włączenie tego ciasteczka pomaga nam ulepszyć naszą stronę internetową.

Najpierw włącz ściśle niezbędne ciasteczka, abyśmy mogli zapisać twoje preferencje!

Dodatkowe ciasteczka

Ta strona korzysta z następujących dodatkowych ciasteczek: Meta Pixel, Google Ads

Najpierw włącz ściśle niezbędne ciasteczka, abyśmy mogli zapisać twoje preferencje!

Polityka ciasteczek

Więcej informacji o naszej Polityce ciasteczek