Co to jest DPIA?

DPIA (Data Protection Impact Assessment) czyli, ocena skutków dla ochrony danych jest to nowe narzędzie dla Administratorów danych osobowych oraz Podmiotów przetwarzających uregulowane w Rozporządzeniu o ochronie danych osobowych ¹.

Głównym celem wprowadzenie DPIA było poprawienie przestrzegania Rozporządzenia RODO, gdy operacje przetwarzania mogą wiązać się z wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Zgodnie z art. 35 ust. 1 Rozporządzania o ochronie danych osobowych, jeżeli dany rodzaj przetwarzania:

• w szczególności z użyciem nowych technologii;
• ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele;

z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator przed rozpoczęciem przetwarzania dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych.

Dla podobnych operacji przetwarzania danych wiążących się z podobnym wysokim ryzykiem można przeprowadzić pojedynczą ocenę.

Technicznie rzecz ujmując, DPIA jest narzędziem pomagającym budować procesy ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami Rozporządzania o ochronie danych osobowych – RODO.

Zanim przeczytasz nasze opracowanie, zachęcamy do sprawdzenia czy Twoja organizacja jest przygotowana do procesu DPIA.

100 % odpowiedzi na tak – Brawo masz właściwie wdrożony proces DPIA w swojej organizacji
75 % odpowiedzi na tak – jeszcze czegoś Ci brakuje, ale jesteś już blisko, aby mieć pełen proces DPIA
50% i mniej odpowiedzi na tak – zdecydowanie musisz popracować nad wdrożeniem DPIA w swojej organizacji, aby zminimalizować ryzyko kary za naruszenie przepisów RODO.

Co należy uwzględnić, aby prawidłowo przeprowadzić DPIA?

Biorąc pod uwagę treść art. 35 Rozporządzenia RODO a w szczególności ust. 7 DPIA możemy przeprowadzić, uwzględniając następujące etapy:

1. Opis planowanych operacji przetwarzania z uwzględnieniem celów przetwarzania (art. 35 ust. 1 Rozporządzania RODO).
2. Ocena czy operacje przetwarzania są niezbędne oraz proporcjonalne w stosunku do celów.
3. Przeprowadzenie oceny ryzyka naruszenia praw i wolności, osób, których dane dotyczą (podmiotów danych).
4. Planowane środki w celu zaradzenia ryzyku, w tym zabezpieczenia oraz środki i mechanizmy bezpieczeństwa mające zapewnić ochronę danych osobowych i wykazać przestrzeganie niniejszego rozporządzenia, z uwzględnieniem praw i prawnie uzasadnionych interesów osób, których dane dotyczą, i innych osób, których sprawa dotyczy.
5. Opracowanie oraz wdrożenie dokumentacji.
6. Monitoring wdrożonych rozwiązań, dokonywanie przeglądów.

Kiedy należy przeprowadzić DPIA?

Rozporządzenie RODO z jednej strony wskazuje na sytuacje w jakich Administrator danych osobowych ma obowiązek przeprowadzenie DPIA a z drugiej strony zobowiązuje Organ nadzorczy – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych do przygotowania oraz opublikowania wykaz rodzajów operacji przetwarzania podlegających wymogowi dokonania oceny skutków dla ochrony danych.

I tak, ocenę skutków dla ochrony danych osobowych należy przeprowadzić dla sytuacji, gdzie przetwarzania danych osobowych może prowadzić do wystąpienia wysokiego ryzyka, w szczególności w przypadku (art. 35 ust. 3 Rozporządzenia RODO):

1. systematycznej, kompleksowej oceny czynników osobowych odnoszących się do osób fizycznych, która opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i jest podstawą decyzji wywołujących skutki prawne wobec osoby fizycznej lub w podobny sposób znacząco wpływających na osobę fizyczną;
2. przetwarzania na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1, lub danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych, o czym mowa w art. 10; lub
3. systematycznego monitorowania na dużą skalę miejsc dostępnych publicznie.

Wykaz czynności wymagających dokonania DPIA dostępny jest: Komunikat Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia 17 czerwca 2019 r. w sprawie wykazu rodzajów operacji przetwarzania danych osobowych wymagających oceny skutków przetwarzania dla ich ochrony. (data ogłoszenia 08 lipca 2019 r. )

Przykładowe czynności wykazane przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, które wymagają przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych:

Podstawowe obowiązki w związku z DPIA

Zgodnie z treścią art. 35 Rozporządzanie o ochronie danych osobowych, Administratora danych osobowych dokonując oceny skutków dla ochrony danych osobowych musi spełnić poniższe obowiązki:

• Prawdopodobieństwo wysokiego ryzyka jako podstawa do przeprowadzenia DPIA;
• Powiadomienie Inspektora ochrony danych – jeżeli został wyznaczony;
• Uwzględnienie zatwierdzonych kodeksów postępowania, o których mowa w art. 40 Rozporządzania RODO;
• Uwzględnienie opinii osób, których dane dotyczą lub ich przedstawicieli.

Konsultacje z Inspektorem ochrony danych – praktyczne wskazówki

Warto podkreślić, iż jednym z obowiązków Administratora danych osobowych jest konsultowanie z Inspektorem ochrony danych kwestii związanych z oceną skutków dla ochrony danych osobowych.
Grupa Robocza Art. 29 ds. Ochrony Danych w „Wytyczne dotyczące inspektorów ochrony danych (‘DPO’)”¹ zaleca Administratorowi konsultowanie z Inspektorem ochrony danych m.in. następujące kwestie:

• faktu, czy należy przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych;
• metodologii przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych;
• faktu, czy należy przeprowadzić wewnętrzną ocenę skutków dla ochrony danych czy też zlecić ją podmiotowi zewnętrznemu;
• zabezpieczeń (w tym środków technicznych i organizacyjnych) stosowanych do łagodzenia wszelkich zagrożeń praw i interesów osób, których dane dotyczą;
• prawidłowości przeprowadzonej oceny skutków dla ochrony danych i zgodności jej wyników z wymogami ochrony danych (czy należy kontynuować przetwarzanie czy też nie oraz jakie zabezpieczenia należy zastosować).

Jeśli administrator nie zgadza się z zaleceniami DPO, dokumentacja oceny skutków dla ochrony danych powinna zawierać pisemne uzasadnienie nieuwzględnienia tych zaleceń.

Kary RODO za nieprzestrzeganie art. 35 RODO

Za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących oceny skutków dla ochrony danych może zostać nałożona administracyjna kara pieniężna w wysokości

• do 10 000 000,00 EUR
• a w przypadku przedsiębiorstw – w wysokości do 2 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego,

przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

¹ Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
² https://uodo.gov.pl/data/filemanager_pl/15.pdf