Dokumentacja RODO dla biur rachunkowych
Prowadzisz biuro rachunkowe lub planujesz jego założenie? Jeśli tak, pamiętaj o wdrożeniu RODO, w ramach którego niezbędne jest opracowanie dokumentacji spełniającej wymagania określone w przepisach. Zdajemy sobie sprawę, że to trudne zadanie przeznaczone dla specjalistów, a ponieważ fachowcy od przetwarzania danych osobowych tworzą nasz zespół, proponujemy kompleksowe wsparcie w atrakcyjnej cenie. Sprawdź, co możemy dla Ciebie zrobić i dlaczego warto skorzystać z oferowanej usługi.
Prowadzenie biura rachunkowego wymaga przetwarzania poufnych informacji dotyczących pracowników, kontrahentów i klientów. Księgowi mają wgląd do najbardziej strzeżonych danych finansowych należących do obsługiwanych firm oraz osób i podmiotów korzystających z ich usług.
Widnieją one na dokumentach rozliczeniowych – fakturach, rachunkach, umowach, raportach itp. W związku z tym konieczne staje się dostosowanie procedur i organizacji pracy w biurze rachunkowym do obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.
Dokumentacja RODO w biurze rachunkowym
Regulacje RODO dotyczą w jednakowym stopniu wszystkich biur rachunkowych niezależnie od wielkości, osiąganych przychodów i liczby zatrudnionych pracowników. Jednak powyższe zmienne mają wpływ na sposób i zakres przetwarzania poufnych informacji. Jednym z kluczowych aspektów dostosowania działalności firmy księgowej do przepisów o ochronie danych osobowych jest opracowanie dokumentacji RODO. Powinna ona obejmować:
- klauzulę informacyjną i obowiązek informacyjny,
- rejestr czynności przetwarzania,
- rejestr kategorii czynności przetwarzania,
- politykę bezpieczeństwa,
- upoważnienia,
- klasyfikację naruszeń i procedurę ich zgłaszania.
Klauzula informacyjna
Wskazuje ona, kim jest administrator odpowiedzialny za przetwarzanie informacji, w jakim celu posługuje się poufnymi danymi, jak długo będą one przechowywane oraz przypomina o prawach przynależnych ich właścicielowi. Klauzulę informacyjną należy udostępnić w ramach obowiązku informacyjnego wszystkim podmiotom i osobom, których dane przetwarza się w biurze rachunkowym.
Rejestr czynności przetwarzania
Oferowane przez nas opracowanie dokumentacji RODO obejmuje także rejestr czynności przetwarzania. Dotyczy on wszystkich przedsiębiorstw, instytucji i organizacji korzystających z poufnych informacji częściej niż sporadycznie, a do takich należą firmy księgowe. Ma on formę katalogu, w którym są wymienione i opisane wszystkie procedury uwzględniające przetwarzanie danych osobowych. Rejestr czynności najczęściej wykonuje się w tabeli i należy go udostępnić zarówno pracownikom, jak i klientom oraz kontrahentom.
Rejestr kategorii czynności przetwarzania
O ile w rejestrze czynności przetwarzania ujmuje się konkretne procesy, o tyle w rejestrze kategorii czynności przetwarzania uwzględnia się ich klasyfikację, przyporządkowując je do określonych grup procedur.
Polityka bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych
Choć obowiązujące przepisy nie wymagają od biura rachunkowego opracowania dokumentacji RODO obejmującej politykę bezpieczeństwa, mimo to warto ją przygotować. W jej ramach opisuje się wdrożone w firmie mechanizmy i rozwiązania, które mają na celu ochronę poufnych informacji wykorzystywanych w związku ze świadczonymi usługami księgowymi.
Polityka bezpieczeństwa powinna wskazywać:
- cel i podstawy prawne przetwarzania danych,
- procedury związane z przydzielaniem uprawnień dostępu do informacji,
- sposoby realizacji praw osób i podmiotów, których dane są przetwarzane.
Można w niej ująć także stosowane środki bezpieczeństwa. Polityka bezpieczeństwa ma charakter przede wszystkim organizacyjny, dlatego udostępnia się ją na użytek wewnętrzny.
Upoważnienia pracowników do przetwarzania poufnych informacji
W przypadku biur rachunkowych zatrudniających pracowników, którzy w ramach swoich obowiązków przetwarzają dane osobowe, konieczne jest opracowanie dokumentacji RODO obejmującej stosowne upoważnienia. Co istotne, w zakresie korzystania z poufnych informacji pracownicy podlegają administratorowi i mogą się nimi posługiwać tylko za jego wiedzą i w sposób zgodny z procedurami. Dokument odgrywający rolę upoważnienia obejmuje dane osobowe, stanowisko, zakres obowiązków i zobowiązanie pracownika do zachowania tajemnicy, a także określa termin jego wygaśnięcia.
Wytyczne dotyczące zgłaszania naruszeń
Tworzona przez nas dokumentacja RODO dla biur rachunkowych zawiera także katalog, w którym wymienia się procedury postępowania w sytuacji wystąpienia naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych. Wskazuje się w nim, w jaki sposób należy zgłosić złamanie regulacji i jakie kroki zostaną podjęte.
Opracowanie dokumentacji RODO – cena
Jeżeli chcesz powierzyć nam opracowanie dokumentacji RODO dla swojego biura rachunkowego, zapraszamy do kontaktu telefonicznego, e-mailowego lub osobistego. Wysoka jakość usług, korzystna cena, profesjonalna obsługa i kompleksowe wsparcie to elementy oferty, którymi zachęcamy do współpracy. Koszt realizacji zlecenia jest ustalany indywidualnie.
