Dokumentacja RODO dla biur rachunkowych

Prowadzisz biuro rachunkowe lub planujesz jego założenie? Jeśli tak, pamiętaj o wdrożeniu RODO, w ramach którego niezbędne jest opracowanie dokumentacji spełniającej wymagania określone w przepisach. Zdajemy sobie sprawę, że to trudne zadanie przeznaczone dla specjalistów, a ponieważ fachowcy od przetwarzania danych osobowych tworzą nasz zespół, proponujemy kompleksowe wsparcie w atrakcyjnej cenie. Sprawdź, co możemy dla Ciebie zrobić i dlaczego warto skorzystać z oferowanej usługi.

Prowadzenie biura rachunkowego wymaga przetwarzania poufnych informacji dotyczących pracowników, kontrahentów i klientów. Księgowi mają wgląd do najbardziej strzeżonych danych finansowych należących do obsługiwanych firm oraz osób i podmiotów korzystających z ich usług.

Widnieją one na dokumentach rozliczeniowych – fakturach, rachunkach, umowach, raportach itp. W związku z tym konieczne staje się dostosowanie procedur i organizacji pracy w biurze rachunkowym do obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

Dokumentacja RODO w biurze rachunkowym

Regulacje RODO dotyczą w jednakowym stopniu wszystkich biur rachunkowych niezależnie od wielkości, osiąganych przychodów i liczby zatrudnionych pracowników. Jednak powyższe zmienne mają wpływ na sposób i zakres przetwarzania poufnych informacji. Jednym z kluczowych aspektów dostosowania działalności firmy księgowej do przepisów o ochronie danych osobowych jest opracowanie dokumentacji RODO. Powinna ona obejmować:

• klauzulę informacyjną i obowiązek informacyjny,
• rejestr czynności przetwarzania,
• rejestr kategorii czynności przetwarzania,
• politykę bezpieczeństwa,
• upoważnienia,
• klasyfikację naruszeń i procedurę ich zgłaszania.

Jak wprowadzić RODO w biurze rachunkowym? Krok po kroku

Wprowadzenie RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych) w biurze rachunkowym to proces, który wymaga starannego podejścia i uwzględnienia kilku kluczowych aspektów. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak wprowadzić RODO w biurze rachunkowym:

• Analiza obecnej sytuacji: Przeprowadź audyt dotyczący przetwarzania danych osobowych w biurze rachunkowym. Sprawdź, jakie dane są gromadzone, przechowywane i przetwarzane oraz czy są one zgodne z przepisami RODO.
• Opracowanie dokumentacji: Na podstawie wyników audytu opracuj dokumentację związaną z RODO, taką jak polityka prywatności, rejestry czynności przetwarzania danych osobowych czy umowy powierzenia przetwarzania danych.
• Wdrożenie procedur i organizacji pracy: Dostosuj procedury i organizację pracy w biurze rachunkowym do wymagań RODO. Może to obejmować zmiany w systemach informatycznych, wprowadzenie nowych zasad bezpieczeństwa czy określenie odpowiedzialności pracowników za przetwarzanie danych osobowych.
• Szkolenie pracowników: Przeszkól pracowników biura rachunkowego w zakresie przepisów RODO oraz zasad przetwarzania danych osobowych. Zapewnij, że są oni świadomi swoich obowiązków i odpowiedzialności związanych z ochroną danych osobowych.
• Monitorowanie i aktualizacja: Regularnie monitoruj przestrzeganie przepisów RODO w biurze rachunkowym oraz aktualizuj dokumentację i procedury w miarę zmian w przepisach lub działalności biura. W ten sposób zapewnisz ciągłą zgodność z obowiązującymi regulacjami.
• Współpraca z Inspektorem Ochrony Danych (IOD): W razie potrzeby wyznacz Inspektora Ochrony Danych, który będzie odpowiedzialny za nadzorowanie przestrzegania RODO w biurze rachunkowym oraz kontakt z organami nadzorczymi.
• Komunikacja z klientami: Poinformuj klientów biura rachunkowego o wprowadzonych zmianach związanych z RODO oraz o sposobie przetwarzania ich danych osobowych. W ten sposób zbudujesz zaufanie i pokażesz, że dbasz o prywatność swoich klientów.

Wprowadzenie RODO w biurze rachunkowym może wydawać się skomplikowane, ale poprzez systematyczne podejście do tego procesu oraz ścisłe przestrzeganie przepisów można skutecznie dostosować się do wymagań ochrony danych osobowych.

Klauzula informacyjna

Wskazuje ona, kim jest administrator odpowiedzialny za przetwarzanie informacji, w jakim celu posługuje się poufnymi danymi, jak długo będą one przechowywane oraz przypomina o prawach przynależnych ich właścicielowi. Klauzulę informacyjną należy udostępnić w ramach obowiązku informacyjnego wszystkim podmiotom i osobom, których dane przetwarza się w biurze rachunkowym.

Rejestr czynności przetwarzania

Oferowane przez nas opracowanie dokumentacji RODO obejmuje także rejestr czynności przetwarzania. Dotyczy on wszystkich przedsiębiorstw, instytucji i organizacji korzystających z poufnych informacji częściej niż sporadycznie, a do takich należą firmy księgowe. Ma on formę katalogu, w którym są wymienione i opisane wszystkie procedury uwzględniające przetwarzanie danych osobowych. Rejestr czynności najczęściej wykonuje się w tabeli i należy go udostępnić zarówno pracownikom, jak i klientom oraz kontrahentom.

Rejestr kategorii czynności przetwarzania

O ile w rejestrze czynności przetwarzania ujmuje się konkretne procesy, o tyle w rejestrze kategorii czynności przetwarzania uwzględnia się ich klasyfikację, przyporządkowując je do określonych grup procedur.

Procedury RODO w biurze rachunkowym

Procedury RODO w biurze rachunkowym powinny obejmować zarówno procesy związane z przetwarzaniem danych osobowych, jak i działania podejmowane w przypadku naruszeń ochrony danych. Należy uwzględnić takie aspekty jak:

• Przydzielanie uprawnień dostępu do danych osobowych.
• Sposoby przechowywania i zabezpieczania danych.
• Realizacja praw osób, których dane są przetwarzane (np. prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia danych).
• Procedury zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych do organu nadzorczego oraz informowanie osób, których dane dotyczą.

Wdrażając RODO w biurze rachunkowym, warto skorzystać z usług specjalistów, którzy pomogą opracować odpowiednią dokumentację oraz dostosować procedury do wymagań przepisów.

Polityka bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych

Choć obowiązujące przepisy nie wymagają od biura rachunkowego opracowania dokumentacji RODO obejmującej politykę bezpieczeństwa, mimo to warto ją przygotować. W jej ramach opisuje się wdrożone w firmie mechanizmy i rozwiązania, które mają na celu ochronę poufnych informacji wykorzystywanych w związku ze świadczonymi usługami księgowymi.

Polityka bezpieczeństwa powinna wskazywać:

• cel i podstawy prawne przetwarzania danych,
• procedury związane z przydzielaniem uprawnień dostępu do informacji,
• sposoby realizacji praw osób i podmiotów, których dane są przetwarzane.

Można w niej ująć także stosowane środki bezpieczeństwa. Polityka bezpieczeństwa ma charakter przede wszystkim organizacyjny, dlatego udostępnia się ją na użytek wewnętrzny.

Upoważnienia pracowników do przetwarzania poufnych informacji

W przypadku biur rachunkowych zatrudniających pracowników, którzy w ramach swoich obowiązków przetwarzają dane osobowe, konieczne jest opracowanie dokumentacji RODO obejmującej stosowne upoważnienia. Co istotne, w zakresie korzystania z poufnych informacji pracownicy podlegają administratorowi i mogą się nimi posługiwać tylko za jego wiedzą i w sposób zgodny z procedurami. Dokument odgrywający rolę upoważnienia obejmuje dane osobowe, stanowisko, zakres obowiązków i zobowiązanie pracownika do zachowania tajemnicy, a także określa termin jego wygaśnięcia.

Wytyczne dotyczące zgłaszania naruszeń

Tworzona przez nas dokumentacja RODO dla biur rachunkowych zawiera także katalog, w którym wymienia się procedury postępowania w sytuacji wystąpienia naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych. Wskazuje się w nim, w jaki sposób należy zgłosić złamanie regulacji i jakie kroki zostaną podjęte.

Opracowanie dokumentacji RODO – cena

Jeżeli chcesz powierzyć nam opracowanie dokumentacji RODO dla swojego biura rachunkowego, zapraszamy do kontaktu telefonicznego, ­e-mailowego lub osobistego. Wysoka jakość usług, korzystna cena, profesjonalna obsługa i kompleksowe wsparcie to elementy oferty, którymi zachęcamy do współpracy. Koszt realizacji zlecenia jest ustalany indywidualnie.