Praktyczne problemy z realizacją prawa do usunięcia danych osobowych

Rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych¹ (dalej Rozporządzenie RODO) ma na celu ochronę praw i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych. W Rozporządzeniu RODO wskazany został katalog praw osób fizycznych, z których osoba, której dane są przetwarzane ma prawo skorzystać.

Prawo do żądania usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”)

Jednym z praw jest prawo do żądania usunięcia danych osobowych uregulowany w art. 17 Rozporządzanie RODO. Warto podkreślić, iż prawo do żądania usunięcia danych osobowych nie jest nową instytucją. Także na gruncie poprzedniej dyrektywy 95/46/WE, która została zastąpiona Rozporządzeniem RODO, także istniało takie prawo osób, których dane dotyczą.

Zgodnie z treścią ust. 1 niniejszego przepisu osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, a administrator ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe. Jednak w wielu przypadkach pojawiają się okoliczności,  w których zapisy prawa mogą rodzić wątpliwość lub podlegać interpretacji. Jak należy potraktować żądanie usunięcia danych osobowych w kontrowersyjnych sytuacjach – gdy osoba powołująca się na ten przepis ma inne zdanie niż administrator odpowiedzialny za ich przetwarzanie?

Okoliczności do realizacji prawa żądania usunięcia danych osobowych – art. 17 ust. 1 Rozporządzenia RODO

Przy czym, aby móc zrealizować to prawo musi zachodzić jedna z poniższych okoliczności:

I. Dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane.

Osoba, której dane dotyczą uważa, iż Administrator danych czy też podmiot przetwarzający jej dane osobowe zrealizował już cele, do których wykorzystywał dane. Natomiast Administrator może mieć odmienne zdanie.

II. Osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a), i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) podstawą przetwarzania danych osobowych może być zgoda. Wyrażenie zgody odbywa się zgodnie z warunkami opisanymi w art. 7 Rozporządzania RODO. Tym samym, osoba, której dane dotyczą ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Drugi człon analizowanego zdania pozostawia pewną furtkę dla Administratora danych osobowych. Mianowicie, jeżeli dalsze przetwarzanie danych osobowych odbywa się na innej podstawie prawnej np. przepis prawa – obowiązek podatkowy w związku z przechowywaniem dokumentów księgowych, to żądanie usunięcia danych osobowych może okazać się nieskuteczne dla tej osoby.

III. Osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 wobec przetwarzania.

Powyższa okoliczność wiąże się z prawem do sprzeciwu, który z jednej strony osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją (art. 21 ust. 1 Rozporządzenia RODO) a z drugiej strony prawo to odnosi się do sytuacji, w których dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego.

Co do zasady skuteczne wniesienie sprzeciwu, jeżeli nie zachodzą inne okoliczności jest podstawą do żądania usunięcia danych osobowych.

IV. Dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Jak definiować niezgodność z prawem? Czy będzie to każde naruszenie prawa ? Paweł Fajgielski w swoim komentarzu zawęził to pojęcie, twierdząc, iż „w przepisie tym nie chodzi o jakiekolwiek naruszenia, a jedynie o przypadki, gdy niezgodność z prawem dotyczy niedopuszczalności przetwarzania danych, tzn. sytuacji, gdy administrator nie legitymuje się odpowiednią podstawą uprawniającą go do przetwarzania danych”.²

V. Dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator.

Okres przechowywanie dokumentacji, zbiorów danych, zawierających dane osobowe w wielu sytuacjach jest ściśle określony w przepisach krajowych jak i w prawie Unii Europejskiej. Np. obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat a minimalnie 10 (poza wyjątkami).

VI. Dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1.

Definicja usług społeczeństwa informacyjnego uregulowana została w art. 4 pkt. 25 Rozporządzania RODO i brzmi: oznacza każdą usługę społeczeństwa informacyjnego, to znaczy każdą usługę normalnie świadczoną za wynagrodzeniem, na odległość, drogą elektroniczną i na indywidualne żądanie odbiorcy usług. Natomiast art. 8 ust. 1 odnosi się do wyrażenia zgody przez dziecko (w Polsce za dziecko uznaje się osoby do 16 roku życia, przy czym w innych krajach górna granica może być inna).

Technicznie rzecz ujmując podstawą do usunięcia danych osobowych może być sam fakt przetwarzania danych dziecka w celu realizacji usługi społeczeństwa informacyjnego – głownie będą to usługi przez Internet.

Techniczne usunięcie danych – art. 17 ust. 2 Rozporządzenia RODO

Administrator danych osobowych otrzymując żądanie usunięcia danych osobowych np. klienta, jeżeli upublicznił dane osobowe tej osoby a zgodnie spełniona jest chociaż jedna z okoliczności wskazanych powyżej to:

• podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować administratorów przetwarzających te dane osobowe, że osoba, której dane dotyczą, żąda, by administratorzy ci usunęli wszelkie łącza do tych danych, kopie tych danych osobowych lub ich replikacje.

Jak wskazuje treść ust. 2 omawianego artykułu Administrator danych osobowych bierze pod uwagę dostępną technologię i koszt realizacji. W dobie obecnych rozwiązań, techniczna realizacja powyższego obowiązku mogłaby się okazać niemożliwa do wykonania. Dlatego wezwanie osób odpowiedzialnych za powielone dane osobowe i przechowywane w sieci do ich usunięcia w praktyce pozostaje jedynym możliwym działaniem.

Wyjątki! – art. 17 ust. 3 Rozporządzenia RODO

Prawodawca przewidział także wyjątki. Prawo do żądania usunięcia danych osobowych nie będzie mieć zastosowania w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne do:

• do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji;
• do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
• z uwagi na względy interesu publicznego w dziedzinie zdrowia publicznego zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. h) oraz i) i art. 9 ust. 3;
• do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych zgodnie z art. 89 ust. 1, o ile prawdopodobne jest, że prawo, o którym mowa w ust. 1, uniemożliwi lub poważnie utrudni realizację celów takiego przetwarzania; lub
• do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Obowiązek poinformowania o usunięciu danych osobowych

W przypadku zrealizowania prawa żądania usunięcia danych osobowych, Administrator ma obowiązek powiadomienia każdego odbiorcę, któremu ujawniono dane osobowe. Przy czym w niektórych sytuacjach może być to niemożliwe albo wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, wtedy nie musi spełniać niniejszego obowiązku (art. 19 Rozporządzenia RODO).

Niestety przepis ten może sprawiać duże problemy interpretacyjne a konsekwencje nie zrealizowania obowiązku mogą wiązać się z:

• administracyjną karą pieniężną w wysokości do 20 000 000 EUR lub w przypadku przedsiębiorców, w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa;
• nałożeniem działań naprawczych: nakazanie na mocy art. 16, 17 i 18 sprostowania lub usunięcia danych osobowych lub ograniczenia ich przetwarzania oraz nakazanie na mocy art. 17 ust. 2 i art. 19 powiadomienia o tych czynnościach odbiorców, którym dane osobowe ujawniono.

Kara za niezrealizowanie żądania usunięcia danych (Kara RODO)

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych może wymierzyć działania naprawcze oraz nałożyć administracyjną karę finansową:

• nakazanie administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu spełnienia żądania osoby, której dane dotyczą, wynikającego z praw przysługujących jej na mocy niniejszego rozporządzenia;
• w wysokości do 20 000 000 EUR lub w przypadku przedsiębiorców, w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

Ważne wskazówki:

• realizację prawa żądania usunięcia danych możemy wykonać stopniowo;
• należy dokładnie ocenić, czy usunięcie danych osobowych nie naruszy innych obowiązków prawnych np. obowiązek przechowywania akt pracowników (dokumentacji pracowniczej) przez 50 lat a minimalnie przez okres 10 ( za małymi wyjątkami);
• realizacja niniejszego prawa wiąże się także z obowiązkiem z art. 19 Rozporządzanie RODO;
• nawet jeżeli nie możemy zrealizować prawa osoby, która tego zażąda, poinformujmy ją o tym.

¹ Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

² Paweł Fajgielski Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, 2018 r.