Podstawowym obowiązkiem administratora danych osobowych oraz podmiotu przetwarzającego dane jest zapewnienie, aby dostęp do danych miały tylko osoby przez nie upoważnione. Wszyscy pracownicy, przejmujący na siebie powyższe obowiązki, muszą otrzymać stosowne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
Istotne, by w jednej instytucji funkcjonował jednolity system wydawania uprawnień, by móc nadzorować dane osobowe szczególnych kategorii. Należy więc dokonać podziału, klasyfikując zasoby według stopnia ich ważności i ochrony. Cały system musi jednoznacznie weryfikować zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i wyjaśniać bez wątpliwości, kto może mieć do nich wgląd, a także je przetwarzać. Nad określaniem poziomu dostępu do informacji różnych kategorii pieczę sprawuje wyłącznie administrator danych osobowych i to on może rozliczać osoby z nadanym upoważnieniem z ich czynności.
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) a upoważnienie do przetwarzania danych
Zgodnie z art. 29 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych wynika, iż:
Podmiot przetwarzający oraz każda osoba działająca z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego i mająca dostęp do danych osobowych przetwarzają je wyłącznie na polecenie administratora (niezbędne jest upoważnienie do przetwarzania danych osobowych o odpowiednim zakresie). Wyjątkiem jest sytuacja, w której wymaga tego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego.
Upoważnienie do przetwarzania danych a przepisy krajowe
Natomiast przepisy nie wskazują wprost, czy upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, mają być wydawane w formie pisemnej, elektronicznej czy też ustnej. Nie ma ujednoliconego wzoru, a dodatkowo polski ustawodawca poza wskazaniem konkretnych przypadków, także nie sprecyzował, jaką mają mieć formę.
Zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii
Jak wynika z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych. Analogiczny przepis znajduje się także w Kodeksie pracy w Art. 22 (1b).
Art. 9 ust. 1 Rozporządzenia RODO wymienia dane szczególnych kategorii, do których zaliczają się dane osobowe ujawniające:
- pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych,
- dane genetyczne, dane biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej,
- dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej danej osoby.
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych a orzecznictwo:
„Pracownik, który przetwarza dane osobowe poza zakresem upoważnienia udzielonego przez administratora, dopuszcza się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, nawet gdy zachowuje poufność danych”
Sąd Najwyższy – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych w wyroku z dnia 4-042017 r., sygn. akt II PK 37/16
Kto nadaje upoważnienie do przetwarzania danych osobowych?
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych nadawane jest przez Administratora danych osobowych jak i podmiot przetwarzający a podpisywane jest zgodnie z reprezentacją danego podmiotu albo nadanymi pełnomocnictwami.
Jakie elementy powinny znaleźć się w upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych?
Forma, jaką przyjmuje upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, jest dowolna, natomiast jego zakres musi obejmować takie informacje, jak:
- miejsce i data nadania upoważnienia,
- numer upoważnienia (aby zachować zasadę rozliczalności),
- dane identyfikujące administratora danych osobowych, podmiot przetwarzający,
- imię i nazwisko, stanowisko osoby, której nadawane jest upoważnienie,
- zakres upoważnienia, czyli jakie dane osobowe może przetwarzać upoważniona osoba,
- czas na jaki zostało wydane upoważnienie
- podpis podmiotu, który wydał upoważnienie
- podpis osoby, która otrzymała upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
W jakiej formie powinny być wydawane upoważnienia?
Ani przepisy ani także inne decyzje Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) nie regulują tej kwestii (poza wspomnianymi wyjątkami). Natomiast zalecamy, aby upoważnienia do przetwarzania danych osobowych miały co najmniej wersję pisemną.
Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
Bardzo ważne jest, aby stosować w firmie ujednolicony wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Zachowanie odpowiedniego standardu niweluje do zera ryzyko popełnienia błędu i gwarantuje, że wszystkie wymagane prawem informacje będą zawsze zawarte w dokumencie.
Cofnięcie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
Administrator danych osobowych bądź podmiot przetwarzający udzielając upoważnienie do przetwarzania danych osobowych muszą pamiętać także o skutecznym cofnięciu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
W praktyce cofnięcie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych powinno mieć taką samą formę jaką miała nadanie upoważnienia. Można zrobić to np. poprzez adnotację na wydanym upoważnieniu albo w ramach odrębnego dokumenty.
Wzór cofnięcia upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
…………………………….., dnia ………………………
Odwołanie upoważnienia nr ….. do przetwarzania danych osobowych
Z dniem ………………… odwołuję upoważnienie nr ….. do przetwarzania danych osobowych wystawione dla Pani/Pana……………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
Data i podpis osoby upoważnionej do cofnięcia upoważnieni
