Umowy o zachowaniu poufności coraz częściej jest postrzegana jako standardowy element prowadzenia działalności gospodarczej. Zawierane są między przedsiębiorcami, ale w praktyce coraz częściej stronami tej umowy jest pracodawca oraz pracownik.
Jako pokazuje doświadczenie, umowa o zachowaniu poufności podpisywana jest bez większego, jeżli w ogóle przeglądu prawnego.
Umowa o zachowaniu poufności – NDA
Umowa o zachowaniu poufności, w praktyce możemy spotkać się także z określeniem NDA. Jest to skrót od angielskiej nazwy: non-disclsure agreement. Zawarta jest co najmniej pomiędzy dwoma stronami, w ramach której strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy ściśle określnych informacji, należących do drugiej strony bądź też stron.
Przy czym obowiązek zachowania poufności może dotyczyć tylko jednej strony, czego przykładem może być umowa o zachowaniu poufności zawarta pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.
Jakie elementy muszą się znaleźć w umowie o zachowaniu poufności?
- Dokładne wskazanie strony umowy, tak aby na podstawie zawartej umowy można było określić kto jest stroną. Dlatego też podanie np. samej nazwy firmy nie jest wystarczające.
- Rodzaj, wykaz informacji jakie uznajemy za poufne. Za informacje poufne możemy uznać wszelkie informacje, dane dotyczące działalność Przedsiębiorstwa, jak m.in. informacje finansowe, prawne, organizacyjne, techniczne, know-how. Za informacje poufne możemy także uznać dane osobowe np. naszych klientów, kontrahentów, pracowników.
- Obowiązki stron bądź też strony umowy. Np. obowiązek uzyskania uprzedniej pisemnej zgody do ujawnienia informacji poufnych, podjęcie wszelkich działań w celu zabezpieczenia informacji poufnych.
- Czas trwania umowy. Uwzględnienie nie tylko kiedy umowa wchodzi w życie, ale także do kiedy istnieje obowiązek zachowania w poufności informacji poufnych.
- Kara umowna. Już na etapie tworzenia umowy, warto zabezpieczyć się na wypadek naruszenia postanowień umowy. W praktyce strony poza możliwością dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych, wskazują określone kwoty pieniężne za każde naruszenie.
- Rozwiązywanie sporów. Określenie, czy np. strony będą dążyć do polubownego załatwienia sporu. Warto także pamiętać o wskazaniu, który sąd będzie właściwy.
- Klauzula informacyjna RODO. Zawierając umowy, bez względu na ich rodzaj warto pamiętać o spełnieniu obowiązku informacyjnego.
- Postanowienia końcowe np. jakie inne przepisy prawa będą miały zastosowanie do zawartej umowy, w ilu egzemplarzach została sporządzona umowa o zachowaniu poufności, czy jakiekolwiek zmiany wymagają formy pisemnej.
NDA – RODO o czym należy pamiętać?
Umowa o zachowaniu poufności może być także wykorzystywana w celu zapewnienia poufności danych osobowych. Rozporządzenie o ochronie danych osobowych niejednokrotnie wskazuje obowiązek zachowania poufności co m.in. wynika z treści art. 5 Rozporządzania RODO:
przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).
Zawierając umowę o zachowaniu poufności nie tylko chronimy informacje poufne, mające znaczenie dla przedsiębiorstwa, ale także dbamy o poufność danych osobowych.
Technicznie rzecz ujmując, umowa o zachowaniu poufności może być jednym z narzędzi do zapewnienie bezpiecznego oraz zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych.
