RODO w stowarzyszeniu
Stowarzyszenia i fundacje, mimo że działają najczęściej jako organizacje non-profit, są administratorami danych osobowych oraz podlegają pełnemu reżimowi RODO. Dotyczy to zarówno organizacji posiadających status organizacji pożytku publicznego, jak i lokalnych grup nieformalnych przekształconych w stowarzyszenia zwykłe. RODO w stowarzyszeniu stanowi obowiązek zabezpieczenia danych członków, darczyńców, wolontariuszy, uczestników projektów, a nierzadko także beneficjentów pomocy.
W praktyce stowarzyszenia przetwarzają dane osobowe w wielu obszarach działalności:
- prowadzą listy członków,
- dokumentują spotkania i głosowania,
- realizują projekty z dofinansowaniem,
- organizują wydarzenia,
- prowadzą działania informacyjne lub promocyjne.
Każda z tych aktywności może wiązać się z koniecznością gromadzenia i przechowywania danych osobowych, co rodzi określone obowiązki prawne.
RODO dla stowarzyszenia to przede wszystkim obowiązek przestrzegania zasad legalności, rzetelności i przejrzystości przetwarzania danych. Dla organizacji oznacza to potrzebę wdrożenia procedur, przygotowania dokumentacji oraz zapewnienia środków bezpieczeństwa, odpowiednich do charakteru przetwarzania i skali działalności.
Ważne jest również prawidłowe uregulowanie udostępniania danych. Przykładem może być publikowanie list uczestników na stronie internetowej lub przekazywanie danych partnerom projektowym. Tego rodzaju działania wymagają uprzedniego określenia podstawy prawnej oraz przekazania osobom odpowiednich informacji wynikających z art. 13 lub 14 RODO.
Jak wdrożyć RODO w fundacji lub stowarzyszeniu krok po kroku?
Wdrożenie RODO w fundacji lub stowarzyszeniu najlepiej rozpocząć od identyfikacji procesów, w których dochodzi do przetwarzania danych osobowych. Na tej podstawie należy opracować rejestr czynności przetwarzania, nawet jeśli nie jest on obowiązkowy formalnie – dokument ten ułatwia ocenę ryzyka oraz ustalenie środków ochrony. Równolegle trzeba przeanalizować, czy przetwarzane dane są adekwatne do celów i czy nie są zbierane w nadmiarze.
Kolejnym krokiem jest przygotowanie dokumentacji ochrony danych osobowych – m.in. polityki ochrony danych, klauzul informacyjnych, rejestru zgód, upoważnień do przetwarzania danych oraz procedur realizacji praw osób, których dane dotyczą. Szczególnie istotne w działalności stowarzyszeń i fundacji jest zapewnienie przejrzystości wobec uczestników projektów, jak również beneficjentów działań społecznych.
Ważnym elementem wdrożenia RODO jest również przeszkolenie osób odpowiedzialnych za przetwarzanie danych – najczęściej są to członkowie zarządu, koordynatorzy projektów, administratorzy IT lub sekretarze organizacji. Szkolenie powinno uwzględniać zarówno przepisy, jak i zastosowanie zasad ochrony danych w praktyce: m.in. obsługę wniosków o dostęp do danych, standardy bezpiecznego przechowywania dokumentów czy procedury w razie naruszenia ochrony danych.
