RODO dla psychologa
Psycholog przetwarza dane osobowe wrażliwe w rozumieniu RODO – w tym dane dotyczące zdrowia psychicznego, sytuacji rodzinnej, relacji międzyludzkich czy historii leczenia. RODO dla psychologa to zatem nie tylko obowiązek formalny, ale przede wszystkim wyraz profesjonalizmu i odpowiedzialności za bezpieczeństwo informacji powierzonych przez pacjenta.
Zgodnie z przepisami, dane o zdrowiu należą do tzw. szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO), a ich przetwarzanie jest co do zasady zabronione – chyba że zachodzą odpowiednie podstawy prawne, jak świadczenie usług zdrowotnych czy zgoda osoby, której dane dotyczą. W związku z tym osoba prowadząca działalność jako psycholog musi bardzo precyzyjnie określić te podstawy i obowiązkowo wdrożyć rozwiązania, które zabezpieczą dane pacjentów przed dostępem osób nieupoważnionych.
Właściwe wdrożenie przepisów RODO w gabinecie psychologa wymaga nie tylko przygotowania dokumentacji, ale także analizy ryzyka, zabezpieczenia danych na poziomie technicznym i organizacyjnym oraz zapewnienia transparentnej komunikacji z pacjentami.
Jakie dane przetwarza psycholog i jak zapewnić ich ochronę?
W gabinecie psychologa przetwarzane są dane pacjentów zawarte m.in. w kartach wizyt, notatkach terapeutycznych, formularzach zgłoszeniowych i dokumentacji medycznej. Oprócz danych identyfikacyjnych (imię, nazwisko, PESEL, dane kontaktowe), pozyskiwane są dane wyjątkowo wrażliwe – obejmujące zdrowie psychiczne, przebyte terapie, diagnozy, relacje rodzinne i zawodowe.
Muszę one być odpowiednio chronione zarówno przed ujawnieniem, jak i przypadkową utratą. Przykładowe środki ochrony to:
- przechowywanie dokumentacji w zamykanych szafach,
- stosowanie programów zabezpieczających na komputerach,
- szyfrowanie plików,
- blokada ekranu,
- ograniczony dostęp do systemu informatycznego,
- wprowadzenie procedur na wypadek wycieku danych.
W praktyce oznacza to również konieczność kontrolowania, komu i w jakich sytuacjach dane mogą być przekazywane. Udostępnienie danych osobie trzeciej – np. rodzinie pacjenta czy innemu specjaliście – wymaga wyraźnej podstawy prawnej, najczęściej zgody pacjenta.
Jak przygotować dokumentację RODO dla gabinetu psychologicznego?
Nie istnieje jeden uniwersalny wzór RODO dla psychologa. Dokumentacja musi być dopasowana do zakresu przetwarzanych danych i specyfiki świadczonych usług. Powinna ona zawierać:
- politykę ochrony danych,
- rejestr czynności przetwarzania,
- wzory klauzul informacyjnych,
- upoważnienia do przetwarzania danych (jeśli w pracy uczestniczy np. recepcjonistka),
- procedury realizacji praw pacjenta,
- procedury zgłaszania naruszeń,
- wzory zgód (np. na kontakt, nagrywanie sesji, konsultacje online).
Wdrożenie RODO w gabinecie psychologicznym powinno być udokumentowane i okresowo aktualizowane. Zmiana usług (np. wprowadzenie terapii online), współpraca z nowymi podmiotami (np. psychoterapeutami, poradniami) czy zmiana systemu rejestracji pacjentów – każda taka sytuacja może wymagać modyfikacji sporządzonej dokumentacji.
