RODO w małej firmie

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) dotyczy każdego przedsiębiorcy, który przetwarza dane osobowe – także mikroprzedsiębiorców i jednoosobowych działalności gospodarczych. Niezależnie od skali działalności RODO w małej firmie oznacza konieczność spełnienia tych samych obowiązków prawnych, co w większych organizacjach. Obejmuje to m.in. informowanie klientów o przetwarzaniu ich danych, zabezpieczanie tych danych oraz prowadzenie odpowiedniej dokumentacji.

Wdrożenie RODO w małej firmie wymaga zrozumienia, jakie dane są przetwarzane, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej. Choć niewielkie przedsiębiorstwa nie muszą prowadzić pełnych rejestrów czynności przetwarzania (jeśli przetwarzanie nie jest regularne ani dotyczy danych szczególnej kategorii), to nadal są zobowiązane do stosowania środków technicznych oraz organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych. Zaniechanie tych obowiązków może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i wizerunkowymi.

Właściwe wdrożenie RODO w małej firmie nie musi być kosztowne ani czasochłonne – kluczowe jest jednak, by działania były dostosowane do profilu działalności. Dla firmy handlującej online będzie to oznaczało inne priorytety niż dla biura rachunkowego czy usługodawcy działających na rynku lokalnym. Podstawą skutecznej ochrony danych w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości, jest świadomość zagrożeń oraz odpowiedzialność za dane swoich klientów i kontrahentów.

Jakie obowiązki w zakresie RODO ma mała firma?

Małe firmy muszą przede wszystkim potrafić wykazać, że przestrzegają przepisów RODO. W praktyce oznacza to przygotowanie dokumentacji przetwarzania danych (np. polityki prywatności, klauzul informacyjnych, ewidencji upoważnień) oraz wdrożenie procedur związanych z realizacją praw osób, których dane są przetwarzane. Nawet jeśli mała firma nie zatrudnia pracowników, a jedynie zbiera dane klientów, obowiązki te nadal mają zastosowanie.

Istotne jest również zabezpieczenie danych – zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Mikroprzedsiębiorstwa lub jednoosobowe działalności gospodarcze często nie posiadają rozbudowanych systemów IT, ale nawet podstawowe środki, takie jak szyfrowanie dysków, ograniczenia dostępu, regularne kopie zapasowe i ochrona hasłem, mogą znacząco zmniejszyć ryzyko naruszenia danych. RODO dla małej firmy to także kwestia świadomości – właściciel powinien znać zagrożenia związane z przetwarzaniem danych i wiedzieć, jak na nie reagować.

W niektórych przypadkach konieczne jest również przygotowanie procedur reagowania na naruszenia ochrony danych. Choć skala działalności jest niewielka, każdy incydent – np. zgubienie dokumentu zawierającego dane osobowe – może wiązać się z obowiązkiem zgłoszenia go do Prezesa UODO. Stąd też wdrożenie RODO w małej firmie to stworzenie mechanizmów pozwalających szybko identyfikować takie incydenty i zarządzać ryzykiem.