RODO dla branży beauty
RODO dla branży beauty oznacza konieczność wdrożenia procedur ochrony danych klientów, w tym danych dotyczących stanu zdrowia, przeciwwskazań do zabiegów, alergii czy przebytych chorób skórnych. Odpowiednie zarządzanie tymi informacjami jest nie tylko wymogiem prawnym, ale i elementem profesjonalnego podejścia do klienta.
Ponadto RODO w tego rodzaju placówkach dotyczy także danych kontaktowych zbieranych podczas zapisów na wizyty, rejestracji online, uczestnictwa w programach lojalnościowych, wydarzeniach promocyjnych oraz komunikacji marketingowej. Przedsiębiorcy z branży beauty są administratorami tych danych i muszą zapewnić ich zgodne z prawem przetwarzanie, a także poinformować klienta o jego prawach.
Wdrożenie RODO w salonie kosmetycznym to nie tylko przygotowanie dokumentacji, ale także zrozumienie procesów przetwarzania i zastosowanie adekwatnych środków technicznych oraz organizacyjnych. Obejmuje to m.in. kontrolę dostępu do danych, przeszkolenie personelu, uporządkowanie zgód i formularzy, a także zabezpieczenie systemów, w których dane są przechowywane.
Na jakiej podstawie salon kosmetyczny przetwarza dane?
Podstawą prawną przetwarzania danych w salonie kosmetycznym jest najczęściej zgoda klienta (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz przetwarzanie danych w celach zdrowotnych – jeżeli zabiegi mają charakter terapeutyczny (art. 9 ust. 2 lit. h). W przypadku zapisów na wizyty i potwierdzania terminów można też stosować podstawę wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Warto pamiętać, że zbierając dane, administrator w ramach postępowania zgodnie z procedurami RODO w gabinecie kosmetycznym musi wypełnić obowiązek informacyjny. Oznacza to konieczność przekazania klientowi klauzuli informacyjnej, zawierającej dane administratora, cele i podstawy przetwarzania, okres przechowywania danych, prawa klienta oraz informacje o ewentualnym udostępnieniu danych innym podmiotom (np. firmom obsługującym system rezerwacji).
Jak przygotować dokumentację RODO dla salonu kosmetycznego?
Dokumentacja RODO dla salonu kosmetycznego powinna być dostosowana do realnych procesów i uwzględniać wszystkie sposoby przetwarzania danych. W jej skład muszą wchodzić standardowo:
- polityka ochrony danych,
- rejestr czynności przetwarzania,
- wzory zgód i klauzul informacyjnych,
- upoważnienia dla personelu,
- procedury obsługi wniosków klientów,
- zasady archiwizacji danych,
- procedury w razie naruszenia ochrony danych.
Ważne jest też uregulowanie kwestii marketingu – jeśli salon wysyła klientom wiadomości SMS lub e-maile z ofertą, promocjami czy przypomnieniami o wizytach, to musi posiadać na to odpowiednie zgody. RODO dla salonu kosmetycznego wymaga, by były one dobrowolne, świadome, konkretne i możliwe do wycofania w każdej chwili.
Ochrona danych w branży beauty to także organizacja pracy w salonie – np. zapewnienie, że karta klienta nie jest dostępna dla osób trzecich, a rozmowy o stanie zdrowia prowadzone są w warunkach zapewniających dyskrecję. Prawidłowe wdrożenie RODO w gabinecie kosmetycznym zwiększa zaufanie klientów i minimalizuje ryzyko sankcji ze strony organu nadzorczego.
