RODO dla automotive
Branża motoryzacyjna przetwarza dane osobowe na wielu różnych poziomach – od sprzedaży pojazdów, przez serwis, aż po działania marketingowe. RODO dla automotive to nie tylko obowiązek prawny, ale też warunek prowadzenia działalności zgodnie ze standardami nowoczesnego zarządzania ryzykiem oraz odpowiedzialności za dane klientów. Ochrona danych osobowych dotyczy zarówno dużych koncernów, jak i lokalnych serwisów samochodowych czy salonów dealerskich.
Typowe dane przetwarzane w branży automotive to m.in. dane kontaktowe klientów, dane pojazdów przypisane do właściciela, dane z systemów telematycznych, numery VIN czy informacje o historii serwisowej. Często przetwarzanie odbywa się również z wykorzystaniem systemów CRM, formularzy online czy aplikacji mobilnych. To wymaga wdrożenia jasno określonych procedur postępowania.
RODO dla branży automotive wymaga wdrożenia środków zabezpieczających dane – zarówno organizacyjnych (np. polityki dostępu, szkolenia pracowników), jak i technicznych (np. szyfrowanie, kopie zapasowe, ochrona przed nieautoryzowanym dostępem). W przypadku serwisów online niezbędne jest również zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi cookies i monitorowania aktywności użytkowników.
Ważnym elementem zabezpieczenia danych jest również określenie zasad przetwarzania w ramach współpracy z innymi podmiotami – np. importerami, siecią dealerską czy operatorami flot. W takich przypadkach należy zawrzeć umowy powierzenia przetwarzania danych, zgodne z art. 28 RODO. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować odpowiedzialnością zarówno cywilną, jak i administracyjną.
Jak przygotować klauzulę informacyjną i inne dokumenty RODO dla automotive?
Klauzula RODO dla automotive musi być zrozumiała, kompletna i łatwo dostępna dla klienta. Powinna zawierać:
- wskazanie administratora danych,
- podstawy prawne przetwarzania (np. wykonanie umowy, uzasadniony interes, zgoda),
- cele przetwarzania oraz prawa przysługujące osobie, której dane dotyczą (np. prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania).
Klauzula informacyjna może być przekazywana w formie papierowej, elektronicznej lub ustnie – o ile zostanie to odpowiednio udokumentowane – m.in. przy odbiorze pojazdu, podpisaniu umowy, a także podczas zapisu na jazdę próbną lub wypełniania formularzy kontaktowych online. Kluczowe jest też przeszkolenie personelu – zarówno sprzedawców, jak i mechaników czy doradców serwisowych. To oni na co dzień mają kontakt z danymi klientów oraz odpowiadają za prawidłowe ich przetwarzanie.
W ramach wdrożenia RODO dla automotive warto przygotować również inne dokumenty, takie jak polityka ochrony danych, rejestr czynności przetwarzania, wzory zgód marketingowych, regulaminy formularzy online oraz procedury reagowania na naruszenia danych. Dokumentacja powinna być dopasowana do modelu działalności – inne potrzeby będzie miał duży salon sprzedaży, inne serwis partnerski, a jeszcze inne mały osiedlowy warsztat.
